Automatizar consiste en delegar la ejecución de una tarea a un mecanismo sin que haya una intervención directa de un ser humano.

De esta definición se extrae que el proceso de ejecución de una tarea implica utilizar algún artefacto tecnológico o tecnología en general. En consecuencia, la mano humana no interviene en el proceso más que en la preparación del contexto para que la automatización pueda ser posible.

Un fundamento muy importante en la automatización es el de la preparación. Automatizar requiere de un esfuerzo previo de poner a punto el mecanismo, los procesos, los flujos de trabajo, los recursos o las configuraciones. Un automatismo puede incluso ponerse en marcha de forma autónoma, sin la intervención de un ser humano, siempre que previamente un ser humano haya configurado el automatismo para que pueda “encenderse” solo.

Es cierto que la teoría de la inteligencia artificial está cambiando algunos aspectos de la automatización. Con modelos como machine learning o deep learning los automatismos cada vez son más autónomos, pero esto son otros derroteros que abordaré más adelante. En definitiva, el estadio más importante de la automatización es la preparación.

De esta preparación y la aplicación de automatismos en los flujos de trabajo, las entidades como empresas, negocios o personas pueden obtener unos beneficios teniendo en cuenta dos variables fundamentales: productividad y valor.

Beneficios

La automatización es muy poderosa, pero como toda herramienta debe saberse controlar o el proceso puede ser más costoso que beneficioso. Sin embargo, la automatización en sí conlleva unos beneficios en los procesos de trabajo que animan a aplicarla en cualquier momento necesario:

  • Productividad: Romper de forma exponencial las limitaciones de las personas y reducir cuellos de botella de la mano humana.
  • Efectividad: Evitar errores humanos en los procesos de trabajo y minimizar imperfecciones.
  • Seguridad: Anticipar con soluciones a posibles fallos, resolver problemas que puedan surgir dentro de un proceso de trabajo o detectarlos antes que sucedan.

Estas tres variables conllevan indudablemente una mejora continua del contexto de trabajo. En definitiva se delegan a la tecnología aquellas tareas reiterativas para dejar paso al valor real que pueden aportar las personas.

Cuándo aplicar automatización

La automatización debe aplicarse cuando hay un cuello de botella humano o el valor de una tarea no es digno de una persona. La capacidad productiva de una persona no es exponencial y integramos tecnología en nuestro proceso de trabajo para eliminar tareas lentas, repetitivas, tediosas, reiterativas o que no permiten avanzar en otras tareas que pueden aportar más valor.

Aplicar automatización es una cuestión de equilibrio entre productividad y valor. Un proceso automatizado aportará productividad al entorno de trabajo. Un proceso realizado por una persona aportará valor (humano) -aquello que las máquinas de por si no pueden hacer sin la ayuda de una persona-. Teniendo en cuenta las anteriores premisas se puede generar una matriz de cuatro partes relacionando estas dos variables con la automatización de procesos de trabajo:

 

Los procesos automatizados aportan poco valor pero incrementan la productividad.

+productividad -valor

Los procesos automatizados aportan valor y incrementan la productividad.

+productividad +valor

Los procesos automatizados aportan poco valor y no incrementan la productividad.

-productividad -valor

Los procesos automatizados aportan mucho valor pero incrementan poco la productividad.

-productividad +valor 

 

La matriz anterior hace referencia a cuatro estadios de la automatización, algunos de ellos más o menos deseables en un entorno productivo:

  • +productividad, +valor: El estado deseado de un proceso automatizado es el de máxima productividad y máximo valor. Quizás no todas las máquinas puedan aportar el mismo valor que una persona. Identificar el valor máximo aportado por una máquina en relación a su productividad marcará el equilibrio de estas dos variables. Busca qué procesos de trabajo pueden automatizarse para maximizar productividad y valor.
  • +productividad, -valor: Muchas tareas repetitivas son necesarias para poder avanzar en el flujo de trabajo, pero en realidad el valor que aportan es muy bajo en comparación con otras tareas que realizadas bien sí aportan un valor imprescindible. Detéctalas y automatízalas. Evitarás cuellos de botella y conseguirás personas más implicadas.
  • -productividad, +valor: La productividad no lo es todo, pero a veces hay que saber distinguir entre valor humano y valor máquina. El valor aportado por cada tarea es distinto. Si una máquina puede aportar valor en una tarea y una persona puede aportar más valor aún si se dedicase a otra, la mejor opción es automatizar y asignar.
  • -productividad, -valor: Un proceso automatizado que no aporta ni productividad ni valor es necesario borrarlo del flujo de trabajo. Empeorará la situación en cuanto será un cuello de botella y además no aportará valor en ningún ámbito. Este proceso debe eliminarse o considerar hacerlo por un persona si interesa aportar valor en el ámbito de aplicación.

Automatizar flujos de trabajo es un arte complejo de muchas variables. Productividad y valor son dos de ellas que hay que tener en cuenta si se quiere automatizar de forma productiva, efectiva, segura y aportando valor.

Suscríbete a nuestra newsletter semanal