Cada uno de nosotros tiene su propio sistema de productividad personal. Este sistema lo podemos definir como un conjunto de tareas y herramientas que marcan un flujo de trabajo. Independientemente de este flujo -post en blogs, edición fotográfica, codificación de apps, gestión de proyectos, gestión de equipos…- puede que haya casos/tareas en los que aplicar automatización no sea una muy buena idea. Hay que buscar un equilibrio y saber cuándo sacrificar valor.

Cuando la automatización es mala

Intentar automatizar todo solo conseguiremos un sistema inestable y de poco valor. No es cierto que cuanta más automatización más tiempo tendremos para descansar, hacer más cosas o ganar dinero.

La automatización sin análisis de situación es mala.

Es bastante probable que si intentamos automatizarlo todo ni lo consigamos ni aprovechemos el tiempo  para llevar a cabo un buen análisis de situación. Detenerse a entender los propios flujos de trabajo, cómo funcionan, qué partes se ven implicadas y qué resultados se espera de cada uno es esencial para comprender si ese flujo es automatizable o no. Por lo tanto, antes de automatizar hay que entender nuestras necesidades al detalle.

Control

Los automatismos dan seguridad.

Los automatismos son un arma de doble filo. Dan seguridad, pero también pueden hacerte perder el control. Automatizar una tarea significa replicar una y otra vez un contexto de unos parámetros dados. Un solo cambio en este contexto no encajará con los parámetros y el proceso automático creará inseguridad en el sistema. Es necesaria una evaluación continuada del proceso para evitar sorpresas.

Tener el control sobre un flujo de trabajo significa que lo dominas, lo conoces bien y sabes cómo tratar las distintas situaciones y casos. Es por esto que solo puedes automatizar algo en tu sistema de productividad cuando lo manejes bien durante un tiempo prudencial. Debes trasladar tu dominio y conocimiento al proceso de automatización.

Intervención

Nosotros somos los que aportamos más valor. Podemos delegar, podemos automatizar e incluso eliminar tareas o flujos de trabajo enteros. No obstante, somos nosotros los que estudiamos las situaciones, observamos los detalles y decidimos cómo actuar -manual o automáticamente-.

Esto significa que siempre debemos realizar ciertas tareas personalmente si queremos tener éxito. Contestar a un correo importante, atender a una visita o encontrar información relevante son flujos que en ciertos contextos es muy difícil que lo realice un automatismo. Seguro que hay ciertos flujos en los que aportas mucho más valor que una automatización. Sin embargo, siempre se puede considerar automatizar si las tareas que realizamos no despiertan todo nuestro potencial. Comprueba que dominas bien su realización y que llevas el tiempo necesario para entender todos sus entresijos. Llegados a este punto automatiza para seguir sumando valor en tu productividad considerando siempre analizar antes de automatizar.

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