Google ha decidido terminar el proyecto Inbox. Lo que para el gigante tecnológico es un proyecto más, para otros es un servicio excelente que facilita y agiliza la productividad & email. Gmail por ahora no está a la altura de Inbox. Google ha prometido que irá incorporando poco a poco a Gmail todas las características de Inbox que lo hacían tan fantástico y una herramienta súperproductivo.

A pesar de la muerte de un servicio tan útil, Gmail tiene mucho que ofrecer. De hecho mucho antes de aparecer Inbox ya ofrecía opciones de automatización básicas al más puro estilo condicional “si pasa esto haz lo otro”, en este caso, “si recibes un mail con estas características entonces haz algo con ese correo”.

Automatizar Gmail es bien fácil con la opción de filtros. Estos filtros van a dejarte indicar qué correos quieres que se vean afectados y aplicarles una acción cuando los recibas en tu bandeja de entrada. De esta manera podrás tener tu correo bien organizado, separado por etiquetas, sin correos SPAM y agregar otras herramientas como IFTTT, Zapier o crear tus propios Google Scripts para añadir nuevas funcionalidades o acciones.

Para configurar filtros debes ir a la configuración de Gmail y acceder a la opción “Filtros y direcciones bloqueadas”. Una vez dentro de la opción aparecerá un listado de los filtros que tengas creadas. Añadir uno es tan sencillo como pulsar el enlace “Crear nuevo filtro” disponible en la parte inferior del listado.

El filtro consiste de dos partes:

  1. Una para filtrar los correos que quieras que se vean afectados
  2. Otra para indicar qué hacer con ellos.

Filtrado de correos

El proceso de filtrado es muy sencillo pero con opciones lo suficientemente potentes para tener controlado todo el correo entrante. Este apartado te permite indicar qué correos quieres que se vean afectados según las siguientes opciones:

  • De
  • Para
  • Asunto
  • Contiene las palabras
  • No contiene
  • Peso de archivos adjuntos desde/hasta
  • Contine ficheros
  • No incluir los chats

Para pasar al siguiente paso y indicar las acciones a realizar según las opciones de filtrado pulsa “Crear filtro” o pulsa “Buscar” si quieres probar qué emails encuentra el filtro antes de aplicarlo.

Accionar correos

Una vez creado el filtro es momento de que acciones las ocurrencias pasadas y futuras indicando distintas opciones:

  • Archivar
  • Marcar como leído
  • Destacar
  • Aplicar una etiqueta
  • Reenviar
  • Suprimir
  • No enviar nunca a SPAM
  • Marca siempre como importante
  • No marcar nunca como importante
  • Clasificar dentro de una categoría (Personal, Social, Notificaciones…)
  • Aplicar el filtro a las conversaciones coincidentes

Podría ser que eches en falta alguna opción más, pero las anteriores abarcan la mayoría de las casuísticas en productividad y email. Entre otras cosas podrás archivar emails, asignarles una etiqueta o categoría, suprimirlos, reenviarlos a otro contacto o destacarlos.

Personalmente tengo más de 20 filtros activos. Puedes tener la convicción que funcionan y no ralentizan el servicio. Ya has visto que automatizar Gmail es muy fácil y resuelve un montón de situaciones en un momento. Ahora solo te toca probarlo 🙂

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