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Automatiza tus procesos de Marketing & Productividad

Jeroen Sangers

Automatizo mi vida porque soy vago. Jeroen Sangers de canasto.es

Jeroen es el perfil que yo buscaría si fuera empresario y tuviera que contratar a alguien. Tal y como se describe al inicio de esta entrada, es una persona muy productiva ya que busca el mínimo esfuerzo para conseguir el máximo resultado, y esto se consigue automatizando.

Gracias a Jeroen hemos descubierto otras herramientas y formas de automatizar el marketing y la productividad. Es sorprendente la cantidad de automatizaciones que tiene activas. ¡Todas y cada una de ellas son muy interesantes!

Mis inicios en la automatización

Desde pequeño me fascina la informática. Creo que es porque en holandés este oficio se llamaba “automatisering” o el arte de automatizar el trabajo. Me gustó este concepto por su promesa de contar con ordenadores y robots para hacer gran parte del trabajo. Sí, soy vago…

Ya estamos viviendo en el futuro (aunque el volumen de trabajo no ha disminuido como esperaba). Casi sin darme cuenta, poco a poco he creado un sistema en que varias tareas ocurren de forma automática casi sin ninguna intervención de mi parte.

De vez en cuando descubro una nueva herramienta o un nuevo uso de una herramienta y creo algunos nuevos procesos. Así, poco a poco he creado sistemas de trabajo que parecen muy complicados, pero que consisten en combinaciones de distintas herramientas y procesos sencillos.

Autores invitados

Para dar una idea de cómo funciono, podemos ver el ejemplo de la gestión de los posts invitados en mi blog. No lo comparto para que implementes exactamente el mismo sistema, sino para enseñarte las posibilidades de la automatización y para inspirarte.

El proceso empieza habitualmente cuando recibo un email de una persona que pide una colaboración con mi blog. Como es algo que pasa frecuentemente, he escrito una respuesta predefinida que puedo insertar en mi respuesta con sólo unas teclas. Tengo cientos de fragmentos de texto que gestiono en la aplicación Typinator. El fragmento de texto explica brevemente las condiciones para publicar posts y incluye un enlace a la página para autores invitados en mi web.

Esta página contiene un formulario en que el autor invitado puede meter toda la información para su perfil de autor y el post y subir los ficheros de su post.

He creado este formulario en Podio, un servicio para crear flujos de trabajo que utilizo para gestionar el calendario editorial de mi blog.

Notificaciones y tareas automáticas

Cómo no me conecto todos los días a Podio, me gustaría tener un aviso para recordarme de iniciar la revisión y el proceso de publicación del post que me han enviado. Para eso he configurado en la plataforma Zapier una automatización que crea una tarea en OmniFocus (mi gestor de tareas personal) para planificar la publicación del post invitado.

En los años he ido estandarizado el proceso de publicación en mi blog y he definido una serie de pasos a tomar (revisar el material enviado, decidir la fecha de publicación, preparar el material gráfico, entrar los datos en el CMS, programar notificaciones en las redes sociales, etc.).

Cuando encuentro la tarea de planificación en mi gestor de tareas, el único que tengo que hacer es invocar un flujo de trabajo de la aplicación Workflow en mi móvil, elegir una plantilla de proyecto e insertar los datos clave de este proyecto de post (tema del post, autor y fecha de publicación). Workflow inserta automáticamente un proyecto en OmniFocus con todos los pasos necesarios.

Contenido automatizado

También he podido automatizar algunos de los pasos de publicación. Por ejemplo, la creación del material gráfico a partir de la foto enviada por el autor siempre es igual: hay que redimensionar la foto y añadir una capa transparente con uno de los colores de la marca del Canasto. Como no me gusta el trabajo repetitivo, he creado una simple acción en Automator, una herramienta potente de automatización que forma parte de macOS.

Al final del proyecto dejo el post programado en el CMS que uso para mi web, Squarespace, para que salga publicado en el día que he acordado con el autor.

Habitualmente, me gusta hacer el seguimiento de la recepción de cada post. Para esto, vuelvo a invocar Zapier, que automáticamente saca los datos relevantes de Google Analytics y me prepara una hoja de cálculo en Google Sheets con el título del post, la URL, el autor y las visitas después de 7, 14 y 30 días.

Programación de la publicación deentradas

También la promoción del post invitado está automatizado. Los mensajes en las redes sociales las programo con Buffer (para mensajes sueltos) y SmarterQueue (para la promoción continua).

Finalmente, gracias a la aplicación Timing sé exactamente cuanto tiempo dedico al blog. Reviso los informes del uso de mi tiempo frecuentemente para identificar tareas que ocupan mucho tiempo y que quizás son buenos candidatos para ser automatizados.

Supongo que ya te has dado cuenta de que me encanta la automatización. La automatización es una herramienta potente para conseguir más resultados con menos esfuerzo, pero tengo claro que no hay que automatizarlo todo.

Desde mi punto de vista, el gran beneficio de la automatización es que me da más tiempo para dedicarnos a las tareas realmente importantes: reflexionar, ser creativo y conectar con las personas.

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